Ein Firmenevent ist einer der direktesten Berührungspunkte, den eine Marke mit ihren Kunden haben kann. Ganz ohne nervigen Algorithmus und wage online Spielregeln. Ein echter Raum mit echten Menschen in einem echten Moment. Was in diesem Moment passiert, bringt für die Wahrnehmung einer Marke, wenn es gut ausgearbeitet ist, oft mehr als jede Onlinekampagne.
Events als Instrument der Customer Experience
Customer Relations entstehen dort, wo Menschen sich gesehen und abgeholt fühlen. Ein Firmenevent, das dies schafft, ist kein Kostenpunkt in der Jahresplanung, sondern eine der direktesten Investitionen in die Kundenbeziehung, die eine Marke tätigen kann. Es hinterlässt etwas, das keine online Kampagne replizieren kann. Es hinterlässt eine echte Erinnerung an einen fühlbaren Moment der direkt mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht wird. Das erzeugt ein Vertrauen, dass sich tief verankern kann. Die Frage ist demnach nicht, ob ein Firmenevent sinnvoll ist, sondern ob es so gestaltet wird, dass es diese Wirkung auch wirklich erzielen kann.
Warum Safe Play der größte Feind eines guten Events ist
Die meisten Firmenevents sind solide organisiert. Das Catering stimmt, die Technik funktioniert und der Ablauf sitzt und dennoch bleibt am Ende des Abends wenig bei den Gästen hängen. Stehtische mit Husse und Logo Aufsteller, in der Ecke platzierte Roll Up Banner mit dem Logo und dazu Hintergrundmusik und undurchdachte Verpflegung, die nur auf Kosten und nicht gleichzeitig auf Nutzen ausgewählt wurde, ist heute noch oft die Vorstellung eines Firmenevents. Doch das ist mehr ein Ablauf als ein wirkliches Erlebnis.
Das Problem liegt darin, dass zu wenig gefragt wird, was dieser Event beim Besucher eigentlich auslösen soll. Wir haben alle im Laufe unseres Lebens viel gesehen und erlebt. Ein Gast merkt sehr schnell, ob ein Event wirklich für ihn gemacht wurde oder ob er Teil eines bewährten Formats ist, das schon oft so umgesetzt wurde. Hier geht die Liebe zum Detail über Safe Play, wenn man wirklich etwas bewegen möchte. Was ein Event jedoch im Gedächtnis verankert, ist der Moment, in dem etwas passiert, das fühlbar ist. Eine Location die niemand erwartet hat. Ein Konzept, das eine Marke auf eine Art zeigt, die Gäste so noch nicht kannten. Ein Abend, der eine Geschichte erzählt, die weitererzählt werden kann. Eine Geschichte über das Unternehmen oder die Marke. Und das gute an diesen Geschichten ist, sie werden oft noch sehr lange erzählt und immer wieder weitergetragen. Das schafft kaum eine Social Media Kampage.
Vom Nutzen aus denken
Die richtige Reihenfolge der Eventplanung beginnt mit der Frage „Was soll dieses Event beim Gast auslösen?“. Erst wenn diese Frage beantwortet ist, macht jede weitere Entscheidung wirklich Sinn.
Von diesem Ziel aus wird alles andere entwickelt. Die Location darf die Atmosphäre haben, die gebraucht wird und nicht einfach verfügbar und bezahlbar sein. Das Programm darf auf den entscheidenden Moment und das Ziel hinarbeiten und das Food Konzept, das in der Eventplanung am häufigsten als Selbstverständlichkeit behandelt wird, kann einer der stärksten Tools des gesamten Abends sein.
Das Food Konzept als Game Changer
Es ist der einzige Bestandteil eines Events, der alle Sinne gleichzeitig anspricht und dennoch wird es in der Planung oft als letzter Punkt behandelt. Essen ist im Event Kontext nicht nur da, um die Gäste satt zu bekommen oder „weil man es halt haben muss“. Es kann sogar den entscheidenden Unterschied machen, denn Essen ist Erfahrung.
Ein durchdachtes Food Konzept das zur Marke, zur Location und zur Dramaturgie des Abends passt, verändert das gesamte Erlebnis. Gäste die gut essen, bleiben länger, sprechen mehr und sind offener. Die Qualität und Präsentation des Essens ist dabei genauso wichtig wie die Bühne oder das Licht. Es ist Teil der Inszenierung. Ist das Essen auf einer Veranstaltung schlecht, ist das häufig die einzige Geschichte, die am Ende des Abends erzählt wird. Ganz gleich wie großartig der Abend war. Das hat jeder von uns schon selbst erlebt.
Die Location als erste strategische Entscheidung
Wer vom Nutzen aus denkt, stellt bei der Location Auswahl andere Fragen. Welche Atmosphäre entsteht, sobald der Gast den Raum betritt? Was transportiert die Location über die Marke, noch bevor irgendjemand ein Wort gesagt hat? Es geht nicht nur um Fragen wie „Wie viele Personen passen rein und was kostet die Miete?“
Eine außergewöhnliche Eventlocation in NRW zu finden die das leistet, ist eine der wichtigsten Investitionen in ein gelungenes Firmenevent. Der Veranstaltungsort gibt dem Eventkonzept seinen Rahmen. Er entscheidet darüber was möglich ist und was nicht. So kann man gezielt mit Laufwegen, Stationen und auch Programmpunkten spielen. Ein Raum mit Geschichte, Charakter und einer Atmosphäre, die sich nicht nachbauen lässt, gibt einem Event eine flexible Basis.
Was am Ende den Unterschied macht
Die stärksten Firmenevents sind die, bei denen die Gäste hinterher gar nicht so genau sagen können, warum der Abend so besonders war, doch sie erinnern sich an das Gefühl, an den Raum und sicher an einen persönlichen besonderen Moment. Sie merken nicht, wie viel Planung hinter genau diesem Gefühl steckt. Das ist das Ziel. Ein Event, das so gut durchdacht ist, dass es sich wie selbstverständlich anfühlt. Das erzeugt Vertrauen und genau das ist das Gegenteil von Safe Play.